Extrait KBIS obligatoire ou pas ?

Qu'est-ce qu'un Kbis pour une entreprise ?

Lorsqu'une personne physique ou morale exerce une activité commerciale, la réglementation exige une immatriculation au RCS. Une liste informative détaille les types d'entreprises qui doivent s'immatriculer sur cette base de données. Une fois cette étape franchie, la structure commerciale obtient un extrait K ou Kbis pour concrétiser sa création.

L'extrait K s'adresse aux personnes physiques, notamment les entrepreneurs. Le Kbis est destiné aux personnes morales. Ainsi ce document sert d'attestation et de preuve de leur existence et de leur identité juridiques au sein du RCS. Il regroupe toutes les données importantes concernant une entreprise.

Voici ce que contient cette carte d'identité professionnelle :

• le nom du greffe où l'entreprise est immatriculée : en cas de litige commercial, cette information permet de connaître le tribunal compétent pour une saisine,
• le numéro d'immatriculation : ce numéro d'identification comporte 9 chiffres. Il ne change pas pendant sa durée de vie, même si celle-ci modifie son nom commercial. Ces chiffres simplifient par la suite son traçage en cas de besoin,
• le montant du capital social : cette valeur indique si l'entreprise se porte bien ou non financièrement,
• les procédures collectives : le Kbis mentionne obligatoirement les procédures collectives, si elles existent. Ainsi lorsque l'entreprise fait face à un redressement, une sauvegarde ou une liquidation judiciaire, les décisions du tribunal de commerce sont transcrites dans l'extrait,
• la forme juridique : elle détermine la part de responsabilité du dirigeant. Cette information précise en outre si sa responsabilité se limite à son apport ou si celle-ci est illimitée,
• la raison sociale,
• les adresses (du siège, du bureau principal et des bureaux secondaires),
• la durée de vie,
• la date de création,
• l'adresse de son site internet (ou des sites si elle en possède plusieurs),
• les informations détaillées sur son dirigeant (nom, prénom, date de naissance, fonction…).

Si la profession impose une réglementation spécifique, les références sur les autorisations figurent aussi dans le Kbis.

Dans quels cas le Kbis est obligatoire ?

Lors de la création d'une entreprise, dans le cadre d'une activité commerciale, la loi impose son inscription au sein du registre du commerce et des sociétés ou RCS. À ce niveau, l'obtention du Kbis certifié devient obligatoire pour prouver son inscription dans ce registre.

L'obtention de l'extrait intervient après un délai de 3 à 7 jours ouvrables, suite à l'inscription. Le tribunal de commerce se charge de délivrer le document pour signifier officiellement la création de l'établissement. Il est transmis par la poste. Cependant, le greffe attribue un extrait provisoire pour les entreprises qui en ont besoin dans l'urgence. La demande doit lui parvenir 24 heures ou 48 heures après la constitution.

Le Kbis ne sert pas uniquement à attester officiellement de son existence. Cet extrait est requis dans les circonstances suivantes :

Le Kbis obligatoire pour répondre à un appel d'offres public

Pour que la candidature à un appel d'offres public soit validée, l'extrait K ou Kbis doit figurer dans le dossier à fournir. L'extrait fourni date de moins de 3 mois. Il démontre ainsi l'aptitude de la société à signer un contrat.

Le Kbis obligatoire pour une ouverture de compte auprès d'une banque

La séparation des fonds personnels et professionnels facilite la gestion financière et apporte plus de transparence. Dans certaines situations, l'ouverture d'un compte professionnel est obligatoire. Toutefois, pour ouvrir ce type de compte bancaire, l'institution demande plusieurs pièces justificatives, y compris le Kbis. Il justifie l'exercice par la personne morale ou physique d'une activité professionnelle.

Le Kbis obligatoire pour l'achat de matériels professionnels chez les fournisseurs

Lors de l'achat de matériels professionnels, une entreprise est tenue de fournir un extrait Kbis à son fournisseur.

Qui peut faire une demande d'extrait Kbis ?

L'extrait Kbis est un document mis à la disposition de toute personne ou entité désirant obtenir des informations légales sur une entreprise domiciliée en France. L'entreprise commerciale dispose gratuitement de son K ou Kbis en format digital.

Pour l'obtenir, son dirigeant crée un compte sur Monidenum.fr afin qu'il puisse activer son identité numérique. Par la suite, il lui suffit d'accéder à son espace personnel. Ce site a été mis en place par le Conseil National des tribunaux de commerce et par Infogreffe pour simplifier les procédures en ligne. Il confère une reconnaissance numérique auprès d'autres services en ligne, qui nouent des partenariats avec la plateforme.

Pour les tierces personnes, y compris les particuliers, la demande s'effectue auprès du greffe du tribunal de commerce qui l'encadre. Il est aussi possible d'aller sur le site Infogreffe.fr et faire une demande en ligne. Cette procédure numérique ne s'applique pas si l'entrepreneur ou l'entreprise commerciale se situe en Moselle, en Alsace ou en Guyane. Le demandeur réalisera la démarche directement à la chambre commerciale du tribunal d'instance pour l'Alsace et la Moselle. Il faut noter que depuis le 1er janvier 2020, l'obtention d'un extrait Kbis est payante pour une personne externe.

Après l'édition de l'extrait, le demandeur le retirera immédiatement auprès d'un guichet ou via un courrier. Cette dernière option nécessite une attente de trois jours au maximum. Si vous désirez raccourcir le délai d'attente pour disposer d'un Kbis, des prestataires se spécialisent dans ce domaine. Cette option présente un avantage majeur pour une entreprise nouvellement créée. Le délai d'attente pour la réception du Kbis obligatoire est moins long, car les formalistes s'occupent entièrement du dépôt des dossiers auprès du greffe.

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