Portail-Societe.fr
Service d'obtention de documents d'entreprise
Service privé d'intermédiation entre les usagers et
les Greffes des Tribunaux de Commerce en France.
les Greffes des Tribunaux de Commerce en France.
1 - KBIS une durée de validité limitée
2 - Raisons d'une durée de validité limitée du KBIS
3 - Comment avoir toujours un KBIS en cours de validité
4 - Durée de validité réduite du KBIS, en cas de modification des informations
Vous êtes dirigeant d'une entreprise. Vous êtes régulièrement confronté à des demandes d'extrait KBIS de la part de vos fournisseurs, de vos clients, de l'administration (appel d'offre public, aides à l'emploi...), de votre banque, de votre assureur etc. Vous vous interrogez, et si vous faisiez un stock d'extraits KBIS, pour les communiquer au fur et à mesure des demandes ? N'en faites rien, car les KBIS ont une durée de validité limitée.
L'extrait KBIS ne mentionne aucune date de validité. Pourtant, il est d'usage de demander un KBIS de moins de 3 mois, qu'il s'agisse d'un KBIS en version papier ou d'un KBIS en version numérique. Ce délai part à compter de la date d'émission de l'extrait. Pendant ce délai de 3 mois, les informations contenues dans l'extrait font foi lors des démarches administratives et sont opposables aux créanciers.
Par ailleurs, le dirigeant d'une entreprise en création a la possibilité de demander un KBIS provisoire au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). Le KBIS provisoire est alors valide, jusqu'à l'obtention du KBIS définitif. Le délai d'obtention de celui-ci est en général compris entre 3 et 7 jours ouvrés sous réserve, bien entendu, que le dossier de création déposé soit complet. Il est, cependant, possible de commencer à émettre des devis avant réception du KBIS provisoire ou définitif. Il suffit, en effet, d'indiquer sur ceux-ci "entreprise en cours de création".
A noter : le KBIS est réservé aux entreprises commerciales. Les entrepreneurs individuels dans le domaine du commerce peuvent produire un extrait K. Quant aux artisans, la chambre des métiers leur délivre un extrait D2. Et, les professions libérales n'ont accès qu'à leur avis de situation au répertoire sirene disponible en ligne sur le site de l'INSEE.
L'extrait KBIS est la carte d'identité de l'entreprise. Ce document valide l'existence juridique de la société commerciale, car il atteste de son inscription au Registre du Commerce et des Sociétés, un registre tenu par le greffe du tribunal de commerce. Le KBIS permet donc de s'assurer que le partenaire commerciale n'est pas une société fictive ou une société ayant cessé son activité. De plus, ce document officiel donne des informations relatives à sa personnalité morale :
Certaines de ces données sont susceptibles d'être modifiées, en cours de vie de l'entreprise. C'est pourquoi l'extrait KBIS a une durée de validité limitée.
Le chef d'entreprise peut demander son extrait KBIS régulièrement, afin d'en fournir un exemplaire à jour à ses différents partenaires commerciaux. Depuis début 2020, il a la possibilité obtenir un KBIS gratuit sur le site Monidenum, un site mis en place par les greffes des tribunaux de commerce. Par souci de simplicité, le dirigeant a également la possibilité d'automatiser l'envoi de l'extrait KBIS en se rendant sur le site Infogreffe et en souscrivant un abonnement payant. L'envoi de la pièce d'identité de l'entreprise commerciale se fait alors par courrier, pour une durée et selon une périodicité choisies par le souscripteur.
A savoir : le KBIS est un document public. Les tiers ont donc accès à celui-ci sans avoir à justifier d'un intérêt. Cependant, ils n'ont pas la possibilité d'obtenir un extrait KBIS gratuitement. En effet, ils doivent soit utiliser Infogreffe, soit s'adresser au tribunal de commerce. C'est pourquoi les tiers réclament au chef d'entreprise l'envoi d'un KBIS daté de moins de 3 mois.
La date de fin de validité du KBIS est réduite, lorsque des modifications sont apportées à l'entreprise : changement de la gérance ou du capital social, adjonction ou au contraire suppression d'une activité, déménagement du siège social, prononcé d'une procédure collective...Le dirigeant a alors l'obligation de mettre à jour son extrait KBIS et de fournir le document modifié aux partenaires en faisant la demande.
La modification de l'extrait KBIS se fait en 2 étapes. Une publication doit, tout d'abord, paraitre dans un journal d'annonces légales du département dans lequel se trouve le siège social de l'entreprise commerciale. Elle doit se faire dans le mois qui suit le changement et vise à informer les tiers de celui-ci. Ensuite, il faut procéder à une inscription modificative au RCS. Pour cela, un dossier est à transmettre via un Centre de Formalité des Entreprises (CFE) ou via Infogreffe.
Le dossier doit comporter :
